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Gestão de Processos

A busca de melhoria nos processos é uma ação primordial para que as empresas se mantenham as constante mudanças no mercado e em seus processos de produção. Quanto maior a complexidade de uma organização, maior é sua necessidade de gerir pessoas e processos de produtivos.

A Gestão de Processos é uma forma madura e eficaz de otimizar o processo produtivo das empresas provendo as integração, dinamismo, flexibilidade e inovação na organização, agregando vantagens competitivas no mercado que atuam. Toda e qualquer empresa tem a necessidade de gerir seus processos, seja ela privada, pública ou de terceiro setor.

Algumas da vantagens de gerenciar um negócio por processos são:

  • Melhoria do fluxo de informações entre as diversas áreas;
  • Padronização dos processos;
  • Aumento de produtividade dos colaboradores;
  • Redução de custos e tempos nos processos;
  • Acompanhamento da satisfação do consumidor.

 

A DTSYS é parceira oficial da Gauss Consulting Group para implementação do Mapeamento e Gestão por Processos - BPM


MAPEAMENTO E GESTÃO POR PROCESSOS – BPM

Um dos assuntos relacionados a gestão organizacional, muito em evidência hoje em dia é a “gestão por processos”. Desde que foi incluso como um dos fundamentos da ISO 9001 versão 2000, o assunto espalhou-se, ganhou notoriedade e foi muito discutido pelas organizações. Os auditores passaram a realizar auditorias “por processo”. Organizações passaram a mapear suas atividades, a nomear seus processos, a identificar as tão famosas “entradas”, “saídas”, “recursos”, etc.

A Gauss Consultores desenvolveu a Metodologia de Gestão e Mapeamento POR Processos “Orientada a Objetos” buscando identificar e, posteriormente, avaliar as “entregas” dos cargos/funções. Faça o download do primeiro capítulo de nosso livro lançado pela M. Books.

Baixe aqui o primeiro capítulo




O QUE É OBJETO?

Chamamos de “OBJETO” o produto final de uma série de atividades, somadas e executadas por um mesmo profissional, ocupante de um cargo/função específico, a ponto de serem direcionadas a outro profissional, ocupante de outro cargo/função específico, para utilização do mesmo como insumo de outro objeto.

IMPLANTAÇÃO DA METODOLOGIA
Para a implantação dessa metodologia, entrevistamos pelo o menos 1 ocupante de TODOS os cargos da organização buscando identificar as ATIVIDADES, distinguindo-as das TAREFAS eventualmente manifestadas pelo entrevistado. Um dos insumos para a entrevista é a separação, pelo entrevistado, de todos os formulários utilizados no seu dia-a-dia.

CONCEITO DE ATIVIDADE E TAREFA

ATIVIDADE
– Título dado a um conjunto de tarefas orientadas para um objetivo definido. Seu enfoque é “o que fazer” como pré-requisito indispensável para a consecução do objetivo.

TAREFA
– Título dado a uma sequência de passos/etapas predeterminados para realizar uma atividade. Cada um desses passos pode demandar a necessidade de explicações detalhadas de “como fazer”, justificando a construção de procedimentos documentados pertinentes. Baseados nas informações das entrevistas os consultores retratam graficamente, através de fluxos, a sequência de atividades executadas pelo cargo/função em questão. Esses fluxos são validados juntamente com o profissional entrevistado e os níveis hierárquicos superiores, representando o “Diagnóstico da Situação Atual da Empresa”. Após termos esse “retrato da empresa”, iniciamos o trabalho de divisão dos fluxos validados em Sub-Processos e os processos ponta a ponta da Empresa. Essa divisão proporciona a empresa uma visão sistêmica sobre as suas atividades e o encadeamento lógico entre elas.

CONCEITO DE SUB-PROCESSO E PROCESSO PONTA A PONTA

SUB-PROCESSO
– Título dado ao desdobramento de um processo ponta a ponta em fluxos menores que agregam atividades de objetivos similares.

PROCESSO PONTA A PONTA
– Título dado a uma série de atividades/objetos, transformando entradas (inputs) em saídas/produtos (outputs), de forma á atribuir determinado grau (tangível) de agregação de valor. Um processo deve necessariamente começar e terminar em outro processo ou em um dos cinco clientes externos (obrigatório, cliente final, cliente intermediário, fornecedor e monitorador). Feito isso, agrupamos os processos em Ambientes detalhados de maneira hierárquica, apresentando os detalhes de forma lógica e gradual, possibilitando diversos níveis de análise.

REDESENHO DOS PROCESSOS – KAROSHIS E TEIANS
Após o desenho final de todos os processos ponta a ponta, agrupados eu seus respectivos Ambientes, os próximos passos de nossa metodologia são as reuniões de “Karoshis” e “Teians” que buscam estabelecer os principais “gargalos” da empresa e apontar as oportunidades de melhoria nos processos.

CONCEITO DE “KAROSHI” E “TEIAN”

KAROSHI
– Termo adotado pela Gauss que caracteriza uma forma de dizer “QUESTIONAMOS” a alguma prática de gestão que configure uma oportunidade de melhoria, cuja característica principal seja que a Alta Direção a desconheça e que possa ser agregadora de valor.

TEIAN
– É a exemplificação, pelos consultores da Gauss, de uma prática contínua e organizada para aperfeiçoamento das práticas de gestão de uma organização, sendo que, a massa crítica operacional envolvida é a responsável por propor as soluções, através de planos de ação documentados, efetivamente agregadores de valor, baseada nos “karoshis” identificados.

INDICADORES DE GESTÃO E PLANOS DE AÇÃO
Após o redesenho e validação dos fluxos, realizamos a Oficina de Indicadores (em alguns casos essas atividades podem acontecer concomitantemente) que consiste em um evento realizado com a participação do corpo administrativo da empresa, conduzida pelos profissionais da Gauss, para definir, com base nas cinco dimensões de mensuração (Tempo, Qualidade, Custo, Moral e Segurança) para cada processo, os indicadores de performance para a Companhia. Após a definição dos Indicadores, apresentamos os Planos de Ação referentes aos processos redesenhados e validados por suas respectivas áreas de atuação, considerando as oportunidades de melhorias apuradas pelos “KAROSHIS” e Indicadores.